Jede Microsoft-App, die für einen dienstlichen Zweck erforderlich ist, muss intern durch den IT-Lenkungsausschuss geprüft werden. Sobald eine Prüfung erfolgt ist, wird diese App in eine sogenannte Whitelist aufgenommen. Erst ab diesem Zeitpunkt ist eine Nutzung möglich. Falls Bedarf an einer Microsoft-App besteht, muss eine E-Mail mit dem Zweck/dienstliche Nutzung/ Mehrwert für die dienstliche Arbet an Vanessa Niepmann gesendet werden. Das weitere Vorgehen wird dann mit dem IT-Lenkungsausschuss besprochen.  

Gültig ab 18.03.2024

Microsoft-Apps auf der Whitelist
Apps, die eine datenschutzrechlichte Prüfung erhielten und für den VÖB freigegeben wurden. Den Prozess hierzu finden Sie hier

Wichtige Informationen für die freiwillige Nutzung der Apps: 

1. Eine Zusammenarbeit mit externen Dritten ist nicht möglich
2. Die Nutzung erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn die Apps im Team genutzt werden sollen, muss dies vorab mit den Kolleginnen und Kollegen abgestimmt werden.
3. Die Daten werden nur in der MS Cloud gespeichert. Eine automatische Speicherung auf dem Laufwerk V erfolgt nicht. 
4. Bei Bedarf muss eine eigenständige Speicherung der Daten auf dem Laufwerk V erfolgen
5. Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, müssen diese eigenständig vom Ersteller gelöscht werden (Datensparsamkeit) 

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"MS OneDrive"
OneDrive for Business dient als temporärer Speicherort. Dateien werden nach 30 Tagen ohne Bearbeitung automatisch gelöscht. Die 30-Tage-Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem die Datei in OneDrive hochgeladen oder erstellt wurde. Jede Bearbeitung setzt diese Frist zurück. Wichtig: Sichere fertige Dokumente rechtzeitig auf dem entsprechenden Laufwerk (z. B. V-Laufwerk), um Datenverluste zu vermeiden. Hier findest du eine Kurzanleitung.

"MS Polls" 
Mit Polls können Umfragen direkt in Teams, während einer Besprechung in dem Chat oder generell in einem Chat ad-hoc erstellt und verschickt werden. Polls-Umfragen können ausschließlich in Teams genutzt werden. Umfragen, die per Mail versendet werden sollen, werden bitte über Forms erstellt. 

“MS-Forms”  
Mit Microsoft Forms können Umfragen außerhalb von Teams erstellt werden. Hier findest du ein kurzes Anleitungsvideo. Bitte achtet darauf, dass externe Umfragen anonym erfolgen. Falls du die Namen der jeweiligen Person brauchst, richte gerne ein weiteres Abfrage in der Umfrage ein, wo du den Namen der Person abfragst.

"MS OneNote" 
OneNote ist ein persönliches digitales Notizbuch. Du kannst es lokal auf dem PC nutzen, so wie Word/Excel, auf jedem mobilen Endgerät über OneDrive oder innerhalb von Teams mit deinen Kolleginnen und Kollegen. Innerhalb von Teams kann jedes Teammitglied auf die Notizen zugreifen und/oder sie bearbeiten/ergänzen. Hier findest du ein kurzes Anleitungsvideo

"MS Planner/ToDo"
Mit dem Planner können Sie auf einfache Weise alle Ihre Planner- und To Do-Aufgaben verwalten. Sie können Aufgaben einzeln oder zusammen mit Ihrem Team erstellen, zuweisen und nachverfolgen und an einem zentralen Punkt alles im Blick behalten. Hier findest du ein Anleitungsvideo

In derzeitiger Prüfung:
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Datenschutzrechtlich abgelehnt: 
"MS Whiteboard" - Whiteboard arbeitet mit MS Power Automate zusammen. Power Automate lässt Drittstaaten Datentransfer zu. 

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ab der KW 36 kann OneDrive for Business als temporärer persönlicher Speicher genutzt werden! CONET ist gerade dabei, das Rollout vorzubereiten. Demnach kann es auch sein, dass der ein oder andere die „blaue Wolke“ auch schon ab der nächsten Woche entdecken wird.

Was bedeutet das für euch? OneDrive bietet euch temporär die Möglichkeit, eure Dateien temporär in der Cloud zu speichern, mit Kollegen zu teilen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten und dies unabhängig vom V-Laufwerk und Teams.

Wichtige Infos:

• Temporärer Speicherort: OneDrive ist für die kurzfristige Speicherung. Achtet darauf, dass Dateien nach 30 Tagen ohne Bearbeitung automatisch gelöscht werden.
• Dateien sichern: Behaltet die 30-Tage-Frist im Blick und speichert finale Dokumente rechtzeitig auf unserem V-Laufwerk, um sie dauerhaft zu sichern.
• Flexibler Zugriff: Ob im Büro oder im mobilen Arbeiten – mit OneDrive habt ihr eure Dateien, unabhängig vom Laufwerk, auch über mobile Endgeräte, immer griffbereit.

Eine Kurzanleitung findet ihr hier.

Bei Fragen, kommt sehr gerne auf mich zu.

Einfach mal ausprobieren und den Mehrwert entdecken!

Liebe Grüße
Vanessa Niepmann