Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

im Rahmen der allgemeinen IT-Sicherheit stellen wir Ihnen eine Anleitung zur aktuellen und regelmäßigen Prüfung der Zugriffsrechte auf Ihr persönliches E-Mail-Postfach zur Verfügung.

Zugriffsrechte können unter „Stellvertretungen“ oder „Ordnerberechtigung“ hinterlegt sein. Anhand der beigefügten Anleitung können Sie die hinterlegten Zugriffsrechte unter „Stellvertretungen“ oder „Ordnerberechtigung“ prüfen. Die Zugriffsrechte können Sie jederzeit eigenständig verwalten.  

Hinweis: Es kann sein, dass Sie in früherer Vergangenheit im Einzelfall den IT-Administrator gebeten haben, die erforderlichen Zugriffsrechte zu hinterlegen, da Sie selbst abwesend waren. Der IT-Administrator hat in diesem Fall das Zugriffsrecht in Ihrem Auftrag hinterlegt. Conet wird alle administrativ hinterlegen Rechte entfernen. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Zugriffsrechte von Ihnen persönlich hinterlegt und verwaltet werden. Bitte prüfen Sie, ob Ihr Stellvertreter bzw. die erforderlichen Personen für den Abwesenheitsfall Zugriff auf Ihr E-Mailpostfach haben. Sollten Sie die zugriffsberechtigten Personen weder unter „Stellvertretungen“ noch unter „Ordnerberechtigungen“ sehen, müssen Sie das entsprechende Zugriffsrecht bitte hinterlegen.

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, melden Sie sich gern beim IT-Service.

Die Nutzung von Outlook ist in folgenden Ländern nicht möglich, da die Länder vom BMI als kritische Länder eingestuft werden. Eine Freischaltung ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.

Staatenliste 1 im Sinne von § 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG
1. Afghanistan (Islamische Republik Afghanistan)
2. Algerien (Demokratische Volksrepublik Algerien)
3. Armenien (Republik Armenien)
4. Aserbaidschan (Republik Aserbaidschan)
5. Belarus (Republik Belarus)
6. China (Volksrepublik China), ab 01.07.1997 einschließlich Sonderverwaltungsregion (SVR) Hongkong, ab 20.12.1999 einschließlich Sonderverwaltungsregion (SVR) Macau
7. Irak (Republik Irak)
8. Iran (Islamische Republik Iran)
9. Kasachstan (Republik Kasachstan)
10. Kirgisistan (Kirgisische Republik)
11. Korea (Demokratische Volksrepublik Korea)
12. Kuba (Republik Kuba)
13. Laos (Demokratische Volksrepublik Laos)
14. Libanon (Libanesische Republik)
15. Libyen (Staat Libyen)
16. Moldau (Republik Moldau)
17. Pakistan (Islamische Republik Pakistan)
18. Russische Föderation
19. Sudan (Republik Sudan)
20. Syrien (Arabische Republik Syrien)
21. Tadschikistan (Republik Tadschikistan)
22. Turkmenistan
23. Ukraine
24. Usbekistan (Republik Usbekistan)
25. Vietnam (Sozialistische Republik Vietnam).
 

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr Orga-Team

Scans am Kopiergerät können via E-Mail versandt werden. Es ist möglich den Scan an die eigene Mailadresse zu senden oder aber auch an alle Kolleg*innen. Hierzu müssen Sie sich am Kopiergerät mit Ihrem Token verifizieren und können nach dem Scannen die gewüschte Mailadresse am Kopiergerät auswählen

VÖB-Gruppen

Innerhalb des VÖB gibt es Mailverteilergruppen. Um einen bestimmten Personenkreis anschreiben zu wollen, können Sie über das interne Outlook-Adressbuch die bestimmte Mailgruppe auswählen und anschreiben. Beispiele für Gruppen sind: 

Gruppe_VOEB_ALLE - Alle Kolleginnen und Kollegen des VÖB werden angeschrieben 

Gruppe_VOEB_Bereichsleiter - Alle Bereichsleiter*innen werden angeschrieben 

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AddressBLUE-Anbindung 

Auch die Kontakte aus addressBLUE können aus Outlook heraus angeschrieben werden. Genauso können Sie auch aus addressBLUE heraus über Outlook Mails versenden

Nein, Sie können als Vertretung keinen Abwesenheitsagenten einrichten.

Eine Mail wird als gelesen markiert, auch wenn Sie diese nur im Vorschaufenster lesen.

Das kann zu Verwirrungen führen, wenn Sie mit Kollegen in einem gemeinsamen Postfach arbeiten. Mit der folgenden Einstellung wird eine E-Mail nur dann als gelesen gekennzeichnet, wenn sie mit einem Doppelklick in einem eigenen Fenster geöffnet wird.

Hierfür müssen Sie auf den Reiter Ansicht wechseln und dort in den Themenbereich "Layout". Unter Lesebereich klicken Sie bitte auf Optionen. Der Haken bei "Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt" darf nicht gesetzt sein.

1. Neuen Outlook-Ordner bspw. mit Titel "Vorlagen" erstellen
2. Alte Vorlage in Outlook öffnen und ggf. anpassen (nach Umstellung wurden die Vorlagen von Lotus Notes unter Outlook Entwürfe gespeichert)
3. Signatur entfernen (wird automatisch eingefügt, sobald schon Signatur in Outlook hinterlegt ist)
4. Speichern unter bspw. Desktop, Dateityp"*.oft" (nur temporär, wird später nicht mehr benötigt)
5. Vorlage.oft vom Desktop in den Outlook-Ordner mit Drag-and-Drop ziehen/schieben
6. Vorlagen auf dem Desktop können gelöscht werden

Bitte klicken Sie auf den Reiter Datei > Optionen > E-Mail. Klicken Sie unter Nachrichten verfassen auf Signaturen. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur auf Neu, und geben Sie einen Namen ein. Geben Sie im Feld Signatur bearbeiten Ihren Signaturtext ein und formatieren Sie ihn nach ihren Bedürfnissen.

Bitte klicken Sie auf den Reiter Datei und anschließend auf "automatische Antworten". Hier können Sie Ihre Nachricht eintragen, die gesendet werden soll, wenn Sie abwesend sind.

Achtung: Sie müssen diese Vorgabe für intern und für extern einrichten. Sie erhalten sonst eine Fehlermeldung.

1. In Outlook die Kategorie „Datei“ öffnen
2. In den Kontoinformationen den Link zum Internet-Zugang für das Konto anklicken
3. In einzelnen Fällen öffnet sich im Explorer ein Fenster, dort geben Sie bitte die eigene E-Mail-Adresse ein, „Weiter“ klicken und anschließend das Passwort zum Anmelden am PC eingeben. „Weiter“ klicken. (wenn nicht, direkt weiter zu 4.)
4. Es öffnet sich das Outlook-Konto mit der Ansicht „Posteingang“. Hier „Einstellungen“ auswählen (Rad oben rechts).
5. Rechts unten auf der Seite unter „Ihre App-Einstellungen“ Kalender auswählen
6. Im Hauptfenster werden Ihnen nun die Kalenderoptionen angezeigt. Steht bei Ihnen unter (1.) „Ereignisse aus E-Mails – Ihrem Kalender werden Ereignisse aus E-Mails automatisch hinzugefügt.“, wählen Sie bitte auf der linken Seite unter (2.) „Automatische Verarbeitung“ Ereignisse aus E-Mails aus und klicken dies an.
7. Unter „Ereignisse aus E-Mails“ wird Ihnen nun angezeigt, welche Informationen aus Eingangs-E-Mails vom Outlook-Kalender verarbeitet werden. Da diese Termine immer als“ gesperrte Privat-Termine“ übernommen werden, wählen Sie bitte oberhalb der Auflistung den Punkt „Meinem Kalender keine Ereignisse aus E-Mails hinzufügen“ aus und klicken im Anschluss speichern.
8. Sie können nun das Browserfenster schließen.

Wenn zu einer bestehenden Besprechung Teilnehmer hinzugefügt oder wieder gelöscht werden, möchte man oft nicht,
dass noch eine weitere Mail an die bereits eingeladenen Kollegen versendet wird.

Nach einem Klick auf "Update senden" erhalten Sie ein weiteres Fenster, wo Sie entscheiden können, wer die Update-Info erhalten soll:
Nur die hinzugefügten / gelöschten Teilnehmer oder alle Teilnehmer.

Sie erhalten ca. alle 24 Stunden einen Report über E-Mails, die sich in Quarantäne befinden. Sie können die E-Mails darüber
a) als vertrauenswürdig melden, damit das System lernt und
b) sich die Mails aus der Quarantäne zusenden lassen

Weitere Informationen:

• Die Mails liegen 30 Tage in der Quarantäne. Der Wert kann nicht geändert werden.
• Nach Bearbeitung der Spam-Nachricht verschwindet diese automatisch aus der Quarantäne.

Zusätzlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, wenn Sie E-Mail Eingänge vermissen, die Quarantäne proaktiv über protection.office.com/quarantine zu prüfen.