Alle ausgehenden Schreiben (Faxe, Briefe, Mitteilungen etc.) werden auf dem Server 'Daten auf SVFILE' (Ab 01.01.2024 Laufwerk V) gespeichert. Dort ist für jeden (Fach)Bereich ein separater Ordner eingerichtet, der sich wiederum in Unterordner teilt.
1. Ebene: Bereichsordner (Bsp. ZB)
2. Ebene: Unterkategorien (Bsp. Azubi)
1. Ebene: Bereichsordner beschränkt (Bsp. ZB_Lohnbuchhaltung)
Falls sinnvoll 3. Ebene: Jahresordner (Bsp. 2024)
Jede/r Beschäftige hat einen eigenen geschützten "Ordner". Dieser Ordner befindet sich auf einem individuellen Laufwerk P. Nur die zugriffsberechtigte Person hat Zugriff auf das individuelle Laufwerk P.
Hinweis: Die bisherige Ordnerstruktur bis zum Jahr 2023 (Laufwerk F) war bisher nach Jahren gegliedert. Die bisherige Ordnerstruktur bis 2023 bleibt unverändert und das ehemalige Laufwerk F wird in ein "Archiv" umgewandelt. Ab 01.01.2024 erfolgt die Ordnerstruktur auf Bereichsebene und die Speicherung erfolgt unter dem neuen Laufwerk V.
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Je nach (Fach)Bereich werden Dokumente mit einer fortlaufenden 6-stelligen Nummer versehen. Die laufende Nummerierung ist an das Geschäftsjahr gebunden, d. h. konkret: Dokument X wird am 31.12. unter der Nummer 625443, Dokument Y am 01.01. unter der Nummer 600000 gespeichert. Die Verteilung der Nummernbereiche auf die einzelnen Geschäftsbereiche stellt sich wie folgt dar:
100000 – 119999 HGF + Assistenz
120000 – 124999 VS/MV
125000 – 149999 frei
150000 – 174999 frei
175000 – 175999 KAP
176000 – 177999 GRR
178000 – 269999 frei
270000 – 284999 FIN
285000 – 299999 frei
300000 – 324999 BA
325000 – 354999 frei
355000 – 599999 ZB
600000 – 654999 ZIT
655000 – 679999 GPE
700000 – 749999 TLS + PRV
750000 – 809999 BRG
810000 – 862499 RST
862500 - 914999 GTG
915000 – 939999 FFI
940000 – 984999 frei
985000 – 989999 Hausmeister
990000 – 999999 Casino
Die Nummernfolge wird durch einen Buchstaben, der die Art des Dokumentes näher erläutert, und der letzten Ziffer der Jahreszahl ergänzt. Diese Kennzeichnung gestaltet sich, wie nachstehend aufgelistet:
V = Vorstandsschreiben
G = Geschäftsstellenschreiben
T = Tagungsberichte
Komplett setzt sich eine Dokumentennummer also aus einer 6-stelligen Ziffernfolge, einem Buchstaben und den letzten beiden Zahlen des Jahres zusammen. Bsp.: 555555-G18.docx.