Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir freuen uns, dass Circula bereits gut im Haus etabliert ist. Um den Prozess der Einreichung weiter zu verbessern, möchten wir Euch nachfolgende Tipps/Hinweise zur korrekten Einreichung der Belege geben, um Ablehnungen durch die Finanzbuchhaltung zu vermeiden. Wir haben diese Hinweise auch in das Circula-Handbuch aufgenommen.

Reisen:

• Der „Reise-Ordner“ in Circula muss bitte mit Namen des Dienstreisenden, Zeitraum und Ort der Dienstreise ausgefüllt werden; Bitte nicht nur Euren Namen und das Datum angeben
• Bitte nur die Belege über einen Reise-Ordner einreichen, die im Rahmen der betreffenden/abgerechneten Reise entstanden sind

Taxi

• Bitte auf dem Taxibeleg die Wegstrecke angeben, sofern nicht vom Taxifahrer angegeben; Diese könnt ihr gerne einfach händisch auf dem Beleg nachtragen

Hotel

• Bitte darauf achten, dass die Hotelrechnungen auf den VÖB ausgestellt sind. Hotelrechnungen auf die Privatadresse können leider nicht akzeptiert werden.

Bewirtungen:

• Bewirtungsrechnungen über 250 € brutto müssen aufgrund steuerlicher Vorgaben auf den VÖB ausgestellt werden
• Bitte denkt an die Teilnehmerliste als Anlage zu der Bewirtungsrechnung; Ihr könnte die Teilnehmerliste über die Circula-App scannen und hochladen
• Generell muss der eigentliche Bewirtungsbeleg/die Bewirtungsrechnung in Circula eingereicht werden; Ein Kartenzahlungsbeleg reicht nicht aus
• Bitte immer die bewirteten Personen und den Bewirtungsgrund angeben; Diese könnt ihr bei wenigen Namen gerne händisch auf dem Beleg angeben, ansonsten bitte die Teilnehmerliste beifügen

MasterCard:

• Bitte daran denken, dass der MasterCard-Ordner erst eingereicht wird, wenn die MasterCard-Abrechnung vorliegt und alle Belege im Ordner hochgeladen wurden

Falls der Wunsch nach einer weiteren Schulung besteht, dann könnt ihr Euch sehr gerne an Vanessa Niepmann wenden.

Viele Grüße
Zentralbereich

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir haben im JF den Hinweis aufgenommen, dass die Verwendung der Vorlage für Eigenbelege unterwegs schwierig ist.

Deshalb möchten wir Ihnen die Option ermöglichen, dass Sie auch handschriftliche Eigenbelege über Circula einreichen können. Bitte beachten Sie, dass ein Eigenbeleg aufgrund buchhalterischer Vorgaben folgende Inhalte haben muss:

• Datum der Ausgabe
• Name des Zahlungsempfängers
• Verwendungszweck bzw. Art der Aufwendung (z.B. „Trinkgeld“)
• Preis/Kosten
• Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs
• Unterschrift

Die Vorlage für den Eigenbeleg steht Ihnen weiterhin für die Nutzung zur Verfügung.

Für Fragen steht Ihnen die Finanzbuchhaltung sowie Frau Niepmann gerne zur Verfügung. 

Falls Sie den Browser Chrome nutzen, kann es ab und an bei der Nutzung von Circula zu der Fehlermeldung "Authentication failed" kommen. Sie müssen in diesem Augenblick den Cache Ihrers Chrome-Browser löschen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

• • Starten Sie den Chrome-Browser auf Ihrem Computer.
  • Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte (⁝) im Menü.
  • Wählen Sie  "Browserdaten löschen..."
  • Browserverlauf, Cookies und andere Websitedaten und Bilder und Dateien im Cache sollten angehakt sein 
  • Klicken Sie "Daten löschen"

Es empfiehlt sich bei wiederkehrender Fehlermeldung generell den Internet Explorer als Standardbrowser für Circula zu nutzen. Hier kommt es zu keinen Problemen. 

Liebe Kolleginnen und Kollegen, 

bei Bedarf kann jederzeit eine Circula Schulung terminiert werden. Bei Interesse senden Sie bitte eine E-Mail an Frau Niepmann.

Vielen Dank und viele Grüße
Ihr Zentralbereich

Haben Sie Fragen oder möchteng erne eine detaillierte Anleitung lesen? Dann finden Sie alle Antworten in diesem Handbuch

Wenn Sie keinen Beleg haben, aber eine Ausgabe für den VÖB hatten, dann nutzen Sie gerne die Vorlage für einen Eigenbeleg 

Für die Brüsseler Kolleginnen und Kollegen finden Sie hier die Excel-Formulare für die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwandspauschalen - VMA Ausland & VMA Inland