Liebe Kolleginnen und Kollegen,

immer mehr KI-Systeme sind frei verfügbar, z.B. ChatGPT und Copilot. Vielleicht nutzen Sie privat schon solche KI-Systeme und möchten diese auch im beruflichen Umfeld testen. Im beruflichen Zusammenhang sind – in Abstimmung mit unserem Datenschutzbeauftragten – die nachfolgenden Vorgaben zu beachten: 

1. Es dürfen keine vertraulichen Daten des VÖB oder dritter Personen verwendet werden. Unkritisch sind nur Daten, die über andere Quellen bereits öffentlich frei verfügbar sind.
2. Verwenden Sie für Registrierungen nicht die dienstliche VÖB-E-Mailadresse. Beachten Sie, dass jede E-Mail-Adresse, die den Namen enthält, einen Personenbezug auch der nachträglich eingegebenen Daten ermöglicht.  
3. Verwenden Sie für KI-Analysen und Suchanfragen nur anonymisierte Daten. Achten Sie darauf, dass auch die Kombination der verwendeten Daten keine Rückschlüsse auf Personen oder vertrauliche Daten ermöglicht.

Vielen Dank für die Beachtung der Vorgaben. Wir freuen uns, wenn Sie Ihre Erfahrungen und Ideen mit der Arbeitsgruppe Digitalisierung teilen (vanessa.niepmann[at]voeb.de). 

Ihre Geschäftsleitung

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Hinweis zur Löschung eines bereits erstellten Account: 

Falls Sie sich einen Account bei ChatGPT erstellt haben, können Sie diesen wie folgt löschen: Sobald Sie eingeloggt sind, gehen Sie unten links auf Ihren Namen und wählen dort "Settings" aus. Navigieren Sie in dem Popup-Fenster dann auf "Data controls" und klicken dort auf das rot hinterlegte "Delete account". 

Ihr Zentralbereich

Einzelne Anwendungen, z. B. addressBLUE, VÖB-Mitgliederbereich (Infoportal) rexx HR, Paperboy u. a. bieten an, sich die „Anmeldung“ zu merken bzw. Fragen, ob das Kennwort im ausgewählten Browser gespeichert werden soll. Ist die Nutzung dieser Funktionen bedenklich?

Aus datenschutzrechtlicher Sicht gilt, dass keine Passwörter oder Anmeldedaten im Browser gespeichert werden sollen.
Bei Nutzung der Funktionen „merken“ oder „speichern“ werden die Passwörter bei Webanwendungen im Browser gespeichert. Sofern sich ein Dritter unbefugten Zugang auf ihr Endgerät verschafft, kann der externe Dritte die Anwendungen ohne Kenntnis Ihrer Passwörter nutzen.

Conet empfiehlt den Aufbau einer VPN-Verbindung, wenn in öffentlichen Netzen das WLAN verwendet werden sollte. Wie erfolgt dieser Aufbau praktisch mit dem Notebook?

Der VÖB nutzt alternativ zu einer VPN-Verbindung CITRIX für eine sichere Verbindung. Solange Sie CITRIX nutzen, arbeiten Sie auch über WLAN mit einer sicheren Verbindung. Außerhalb von CITRIX ist der Aufbau einer VPN-Verbindung nicht möglich, da der VÖB aktuell alle Daten/Anwendungen – außer Teams für Videokonferenzen und das Softphone – über CITRIX zur Verfügung stellt.

Was passiert mit meiner privaten Apple-ID über eine private E-Mailadresse nach der Umstellung auf die „Managed Apple-ID“?

Sofern Sie die private Apple-ID nach der Umstellung nicht mehr benötigen, können Sie diese im Anschluss löschen.

Gibt es eine Containerlösung für private Anwendungen auf dem Diensthandy?

Nein. Es besteht nur die umgekehrte Option. Auf einem privaten Endgerät kann eine Containerlösung für dienstliche Anwendungen zur Verfügung gestellt werden.

Darf eine dienstliche SIM-Karte in einem privaten mobilen Endgerät genutzt werden?

Nein, dies ist nicht zulässig.